Tájékoztatás az OTP Hungaro-Projekt Kft ügyfelei részére

Közzétéve: 2020.3.19.

KORONAVÍRUSSAL KAPCSOLATOS TÁJÉKOZTATÁS az OTP Hungaro-Projekt Kft Ügyfelei részére

Javaslatok a projektek megvalósításához a koronavírussal kapcsolatos intézkedések idejére

Az OTP Hungaro-Projekt Kft kiemelten fontosnak tartja munkatársai és Ügyfelei egészségének védelmét, a koronavírus további terjedése elleni védekezést, valamint a zökkenőmentes üzletmenet fenntartását. Dolgozóink megóvása érdekében 2020. március 13.-tól kezdődően munkatársaink otthoni munkavégzés keretei között, de változatlanul magas színvonalon látják el az Ön projektjének soron következő teendőit. Munkatársaink elektronikus és mobiltelefonos elérhetősége nem változott és továbbra is működik, kérem továbbra is bátran keresse projektmenedzserét.

Irodánkban kiemelt figyelmet fordítunk a higiéniás feltételek biztosítására. A jelenlegi helyzet azonban fokozott óvatosságot igényel mindannyiunktól, ezért kérjük, hogy az elkövetkező időszakban irodánk felkeresése helyett kérdéseivel elsősorban elektronikus csatornáinkat (email, mobil) válassza. Jelezzük, hogy a járvány lecsengéséig, minimalizálva a vírusterjedés esélyét, megóvva az Ön egészségét is, személyes konzultációt csak kiemelten fontos és halaszthatatlan esetben tartunk szerencsésnek.

Közös projektjeinket érintő javaslataink, információink

A jelenlegi járványügyi helyzetre tekintettel egyre több cég rendel el otthoni munkavégzést. Az érintett munkakörök főleg a szolgáltató szektort jellemzik, azon belül is az adminisztratív és számítógépes munkaköröket, így például már legtöbb helyen a céges iroda helyett otthonról dolgoznak a pénzügyesek, a könyvelők, a bérszámfejtők, a programozók, a tervezőmérnökök és a különféle projektirányítók is. Mi is így teszünk, de jelzésekkel rendelkezünk arról is, hogy az irányító hatóságok is gőzerővel szervezik át munkavégzésüket, hogy távmunkában is zavartalanul folyhasson a benyújtott pályázatok bírálata, a változás bejelentések és kifizetési igénylések értékelése, a támogatások utalása. Összességében arra számítunk, hogy a távmunka ellenére a támogató szerveknél lelassul az ügyintézés, így magasabb átfutási idővel kell számolnunk. Másik tapasztalatunk, hogy egyelőre az eljáró hatóságok nem mutatnak rugalmasságot a járványra való tekintettel, így bármilyen projektet érintő határidő – legyen az kifizetési igénylés benyújtás vagy hiánypótlás – esetében csúszást vagy hiányosságot vis maiorra hivatkozva nem fogadnak el az irányító hatóságok.

A bevezetett kormányzati intézkedések a folyamatban lévő közös munkáinkra is hatással lesznek, de kellő felkészüléssel elkerülhetjük, de legalábbis minimalizálhatjuk a csúszásokat, lassulásokat, problémákat.

Az előkészítési, tervezési fázisban lévő projektek esetén viszonylag könnyedén folyhat tovább a munka, hiszen a személyes találkozók telefonos hívásokkal kiválthatók, a tervezés, az árajánlatok beszerzése távolról végezhető, emailen végrehajtható. Kérjük, ha elakadást tapasztal a munkában, keressen minket, közösen könnyebben találhatunk áthidaló megoldást a problémákra.

A pályázatok és kifizetési kérelmek benyújtása az általunk feldolgozandó anyagok rendelkezésre állásának függvényében, de szintén zavartalanul folytatódhat, hiszen az irányító hatóságokkal – ahogy eddig is – elektronikus úton kommunikálunk. Felhívjuk azonban a figyelmet, hogy esetenként az időmúlás és a karanténhelyzetek miatt az adott időszakban – például a hiánypótlás 8 napja alatt -, nem biztos, hogy sikerül beszerezni minden kért igazolást, megfelelő dátummal keltezett alátámasztó dokumentumot. Ez a pályázat vagy a kifizetési kérelem elutasítását eredményezheti. Emiatt felhívjuk figyelmét, hogy a kérelmek benyújtáshoz általunk előzetesen megadott dokumentumlistán szereplő iratokat mihamarabb gyűjtse össze, fűzze le a projektdossziéba, szkennelt változatát pedig küldje meg részünkre, hogy lehetőség szerint még jusson idő azok javítására is. Kérjük, hogy nagy gondossággal állítsák össze a projektdossziét, hogy annak egy teljes eredeti példánya mindig elérhető legyen, különösképpen igaz ez a számlákra és egyéb számviteli bizonylatokra.

A megvalósítás alatt lévő projektek járványügyi érintettsége is többrétű lehet, hiszen a váratlan események hatással vannak a projektek előrehaladására, a keletkező költségek felmerülésére is:

– Építési költségek: az építkezések jelenleg még viszonylag üzembiztosan folynak, egy ideig megmarad a folyamatosság, de sajtóhírek szerint hamarosan egyre több építőanyag fajta esetén jelentkezhetnek ellátási gondok, hiszen a logisztikai láncok szakadoznak. Másik oldalról a kivitelezésen dolgozók megbetegedése, karanténhelyzete okozhat kapacitáshiányt. Mindezek szintén a beruházás lassulásához vezetnek majd.

– Eszközbeszerzés, technológia-szerelés költségei: ezen projekttevékenységek fokozottan ki vannak téve a járványhelyzetnek, mert a határlezárások, a beszállítói láncok megszakadása, a kereskedelem akadozásai miatt akár hónapokkal (6-8-12 hónap) is elhúzódhat a megrendelt eszköz leszállítása, telepítése, így csúszhat a projekt megvalósítása. Ezzel sajnos nekünk is számolni kell, de nagyon bízunk benne, hogy a támogató szervek is hoznak majd olyan áthidaló, rugalmas szabályokat, ami biztosítja a projektek véghatáridejének eltolhatóságát, a tervezett költségek teljes körű elszámolhatóságát.

– Szolgáltatás megrendelés költségei: itt nyilvánvalóan a szolgáltatás milyenségétől függően, akár vis maior esetén is megmaradhat a folyamatos teljesítés (pl. a tervezés, a már levett minták laborvizsgálata, kiértékelése vagy éppen a projektmenedzsment szolgáltatás) és így keletkezhet elszámolható költség, de más esetekben lassulás (pl. engedélyeztetés) vagy akár leállás (pl. műszaki ellenőrzés, talajmintavétel) is bekövetkezhet.

– Munkabér jellegű költségek: elsősorban kutatás-fejlesztési projektek során lényeges a keletkező bérköltségek pontos dokumentáltsága. Amíg a projektben érintett üzem látogatható, benne a munka zavartalanul folyik, a projektbe bevont munkatárs pedig nincs táppénzen, addig a normál üzletmenet szerint keletkezhet bérköltség. Bezárt üzem esetén az otthon végezhető fejlesztő munka során szintén keletkezhet még a projektben elszámolható munkabér, de ott elképzelhető, hogy a kifizetési kérelem ellenőrzésekor megkövetelik majd, hogy az otthoni munkavégzés szabályszerűen működik-e, a belső munkaügyi szabályok szinkronban vannak-e az előírásokkal. Kérem, amennyiben módja van rá, készüljenek ilyen eshetőségre is. Itt hívjuk fel a figyelmét, hogy jelenleg a GINOP Pénzügyi tájékoztató 5.2.2.2 pontja alapján a távmunka nem minősül elszámolható költségnek. A következő napok akár az otthoni munkavégzés szabályainak lazítását is hozhatják, de mindig legyenek tekintettel az éppen érvényes előírásokra.

– A támogatói oldalról érkező információk alapján a helyszíni szemléket és ellenőrzéseket le fogják állítani, ami vagy a kifizetési igénylések csúszását okozza majd, vagy esetleg a kifizetési ütemek fenntartása érdekében lazítanak a szabályokon.

A projektek további gördülékeny és szabályszerű megvalósítása közös érdekünk. Ha úgy érzi, a jelenlegi helyzet azonnali beavatkozást igényel, kérem keresse bizalommal projektmenedzserét, hogy átbeszélhessék a lehetőségeket, és közösen megtalálhassuk a legjobb megoldást.

OTP Hungaro-Projekt Kft.